Zásady ochrany osobních údajů

 

1. Obecná ustanovení

1.1. Tento dokument obsahuje informace o tom, jak zpracováváme osobní údaje, včetně těch, o nichž se hovoří v článku 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

1.2. Upozorňujeme, že opuštěním našich webových stránek (např. přechodem na webovou stránku v jiné doméně prostřednictvím odkazu) uživatel přechází do oblasti, kde se nařízení o ochraně osobních údajů nevztahuje. Společnost nenese odpovědnost za zásady ochrany osobních údajů platné na stránkách spravovaných jinými subjekty.

 

2. Správce osobních údajů

2.1. Správcem osobních údajů je 7R S.A. se sídlem v Krakově (adresa: ul. Ludwinowska 7, 30-331 Krakov), zapsaná do rejstříku podnikatelů Krajového rejstříku soudního vedeného Krajským soudem pro Krakov – Střed, XI. obchodní oddělení Krajového rejstříku soudního pod číslem KRS: 0000379632, NIP: 6772320831 a REGON: 120812966 (dále jen „Společnost“).

2.2. Společnost věnuje zvláštní pozornost tomu, aby všechny osobní údaje byly zpracovávány v souladu s účelem, pro který byly shromážděny, a v souladu s právními předpisy týkajícími se účelů a kategorií zpracovávaných údajů.

 

3. Kontakt

3.1. Všechny záležitosti týkající se zpracování a ochrany osobních údajů lze řešit prostřednictvím e-mailu: [email protected] nebo písemně na adresu společnosti uvedenou v bodě 2.1 výše.

 

4. Bezpečnost a uchovávání informací a zásady zpracování údajů

4.1. Společnost zajišťuje bezpečnost osobních údajů prostřednictvím odpovídajících technických a organizačních opatření, která mají za cíl zabránit nezákonnému zpracování údajů, jejich náhodné ztrátě, zničení nebo poškození. Webová stránka společnosti a kontaktní formulář na webové stránce společnosti jsou šifrovány.

4.2. Společnost věnuje zvláštní pozornost tomu, aby osobní údaje byly zpracovávány v souladu s pravidly zpracování osobních údajů stanovenými v GDPR, tj.:

• zpracovávány v souladu se zákonem, poctivě a transparentně pro subjekt údajů (pravidlo zákonnosti, poctivosti a transparentnosti);
• shromažďovány pro konkrétní, jasně stanovené a právně oprávněné účely a dále nezpracovávané způsobem, který není v souladu s těmito účely (pravidlo omezení účelu);
• adekvátní, relevantní a omezené na to, co je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány (pravidlo minimalizace údajů);
• správné a v případě potřeby aktualizované; osobní údaje, které jsou v souladu s účelem zpracování nesprávné, budou okamžitě vymazány nebo opraveny (pravidlo správnosti);
• uchovávané v podobě, která umožňuje identifikaci subjektu údajů po dobu, která není delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány (pravidlo omezení doby zpracování);
• zpracovávány způsobem, který zajišťuje odpovídající bezpečnost osobních údajů, včetně ochrany před nezákonným nebo neoprávněným zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením, za použití vhodných technických nebo organizačních opatření (pravidlo integritní a důvěrnosti).

 

5. Účel zpracování osobních údajů a právní základ

5.1. Společnost shromažďuje osobní údaje v následujících případech:

• uživatel webové stránky spravované společností kontaktuje společnost prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu nebo telefonicky;
• uživatel webové stránky spravované společností se přihlásí k odběru newsletteru;
• osoba, jejíž údaje se týkají, je naším (potenciálním) obchodním partnerem nebo členem personálu (potenciálního) obchodního partnera;
• osoba, jejíž údaje se týkají, sleduje profil společnosti na sociálních médiích, komentuje naše příspěvky nebo komunikuje prostřednictvím těchto médií;
• osoba, jejíž údaje se týkají, souhlasí se zpracováním údajů pro konkrétní účel.

5.2. Účely a právní základy shromažďování osobních údajů v těchto případech jsou následující:

• v případě kontaktního formuláře, e-mailové zprávy nebo telefonického kontaktu a nahrávání hovorů budou osobní údaje zpracovávány za účelem jednorázového kontaktu s osobou, jejíž údaje se týkají, a odpovědi na dotaz – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR (poskytování odpovědí na dotazy zaslané prostřednictvím kontaktního formuláře nebo jinou formou, včetně uchování relevantních žádostí a poskytnutých odpovědí pro zajištění odpovědnosti);
• v případě souhlasu s přijímáním marketingových komunikací nebo přihlášením k odběru newsletteru budou osobní údaje použity k poskytování informací o produktech a službách společnosti a v případě označení možnosti marketingu skupiny 7R, také subjektů patřících do kapitálové skupiny 7R, jejichž aktuální seznam je k dispozici ZDE; poskytnutí údajů a vyjádření takového souhlasu je dobrovolné, ale jejich absence znepříjemní příjem marketingové komunikace nebo newsletteru – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR (provádění marketingových aktivit propagujících činnost prostřednictvím e-mailových adres a telefonních čísel);
• V případě snahy o uzavření smlouvy se společností budou osobní údaje použity pro její realizaci – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, a také v souvislosti s plněním právních povinností uložených společnosti v souvislosti s uzavřením a vyúčtováním smlouvy, zejména daňových a účetních – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR.
• Pokud jste osobou určenou obchodním partnerem k realizaci smlouvy, budou vaše osobní údaje, včetně jména, příjmení, pozice, místa práce, e-mailu, telefonního čísla, zpracovávány na základě právně oprávněného zájmu správce spočívajícího v komunikaci za účelem realizace smlouvy – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Dále informujeme, že zdrojem osobních údajů je náš obchodní partner a váš zaměstnavatel nebo objednatel.
• Osobní údaje uživatelů sociálních médií zpracovávané společností jsou zpracovávány za účelem informování uživatelů o činnosti společnosti na základě právně oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci její činnosti, a také za účelem odpovědí na zprávy a komentáře, přičemž právně oprávněným zájmem je komunikace s uživateli sociálních médií – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Dále informujeme, že správcem osobních údajů uživatelů Facebooku a Instagramu je Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irsko, a uživatelů LinkedInu je LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irsko. Pro seznámení se s pravidly zpracování osobních údajů těmito poskytovateli se doporučuje seznámit se s jejich zásadami ochrany soukromí.

 

6. Období zpracování osobních údajů

6.1. Společnost zkoumá, zda osobní údaje, které zpracovává, nejsou zpracovávány po dobu delší, než je nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny.

6.2. Osobní údaje zpracovávané na základě uděleného souhlasu budou zpracovávány do doby jeho odvolání nebo do doby, kdy účel, pro který byly údaje shromážděny, pominul. Udělený souhlas může být kdykoliv odvolán bez vlivu na zákonnost zpracování provedeného na základě souhlasu před jeho odvoláním.

6.3. Údaje poskytnuté prostřednictvím kontaktního formuláře nebo během telefonického kontaktu nebo e-mailem budou zpracovávány po dobu nezbytnou pro zpracování dotazu.

6.4. Údaje zpracovávané v souvislosti s předložením nabídky, poskytováním služby, uzavřením a realizací smlouvy budou zpracovávány v souladu s platnými předpisy, nejdéle však do uplynutí lhůty, ve které může společnost nebo osoba, jejíž údaje se týkají, uplatnit nároky s tímto související.

6.5. Údaje zpracovávané pro účely přímého marketingu budou zpracovávány až do doby, kdy bude souhlas odvolán nebo bude vznesen námitka.

6.6. Údaje zpracovávané společností na sociálních médiích budou zpracovávány do doby, než bude náš profil sledován, a v případě, že bude položena otázka tímto způsobem, budou zpracovávány po dobu nezbytnou pro poskytnutí odpovědi.

6.7. V každém případě mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu, po kterou je možné uplatnit nároky související s činností, pro kterou došlo k zpracování osobních údajů, a to až do uplynutí lhůty pro promlčení těchto nároků.

 

7. Práva uživatele

7.1. Společnost odpovídá za realizaci práv osob, jejichž údaje zpracovává, v souladu s platnými právními předpisy. V případě jakýchkoli dotazů nebo žádostí týkajících se rozsahu a realizace práv, nebo pro kontaktování nás za účelem využití konkrétního práva v oblasti ochrany osobních údajů, prosíme o kontakt na e-mail: [email protected]. Společnost si vyhrazuje právo realizovat níže uvedená práva až po pozitivní verifikaci identity osoby, která žádá o provedení dané činnosti.

7.2. Přístup k osobním údajům. Fyzické osoby mají právo přístupu k údajům, které společnost uchovává.

7.3. Změna osobních údajů. Fyzické osoby mají právo na změnu, včetně aktualizace svých osobních údajů, které společnost zpracovává.

7.4. Odvolání souhlasu. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu mají fyzické osoby právo kdykoli tento souhlas odvolat.

7.5. Právo na omezení zpracování nebo námitka proti zpracování osobních údajů. Fyzické osoby mají právo na omezení zpracování nebo podání námitky proti zpracování svých osobních údajů kdykoli, z důvodu své zvláštní situace, pokud zpracování není vyžadováno právními předpisy.

7.6. Právo na výmaz údajů a právo na přenos údajů. Fyzické osoby mají právo požadovat výmaz údajů, pokud již nejsou nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny, v případě odvolání souhlasu, podání námitky proti zpracování nebo pokud je zpracování nezákonné. Naopak, právo na přenos údajů se vztahuje na situace, kdy je zpracování údajů osoby prováděno na základě souhlasu nebo smlouvy a zpracování je automatizované. V takovém případě společnost vydá nebo předá požadované údaje osobě, která o ně žádá, v strukturovaném, běžně používaném formátu vhodném pro strojové čtení.

7.7. Společnost informuje, že nemá povinnost vymazat údaje, pokud je zpracování nezbytné pro: plnění právní povinnosti zpracování podle práva Unie nebo polského práva, nebo pro vykonávání úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo pro určení, vymáhání nebo obhajobu nároků.

7.8. V každém případě, pokud má fyzická osoba za to, že jsou porušována její práva vyplývající z právních předpisů a této Politiky ochrany osobních údajů, má právo podat stížnost k předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů.

 

8. Sdílení osobních údajů

8.1. Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny třetím stranám poskytujícím společnosti služby, např. účetní, právní, auditorské nebo IT služby. Dále mohou být vaše osobní údaje zpřístupněny oprávněným veřejným orgánům. Existuje také možnost jejich zpřístupnění jiným společnostem ze skupiny 7R.

 

9. Předávání vašich údajů mimo oblast EHP

9.1. Společnost informuje, že osobní údaje mohou být zpracovávány mimo oblast EHP, avšak v takovém případě přijímáme kroky k zajištění adekvátní ochrany, zejména vybíráme nebo zavazujeme naše dodavatele, aby vybírali subjekty z zemí, které byly rozhodnutím Evropské komise uznány za zajišťující adekvátní ochranu osobních údajů, nebo subjekty, které podepsaly standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

9.2. V případě potřeby, aby byla zvýšena bezpečnost osobních údajů, používáme dodatečná ochranná opatření, jako je např. šifrování.

 

10. Povinnost poskytnutí osobních údajů

10.1. Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, avšak jejich neposkytnutí znemožní realizaci činnosti, pro kterou byly shromážděny, např. poskytnutí odpovědi na dotaz, u kterého je nutné identifikovat osobu – např. žádost o realizaci práv, zahájení spolupráce, příjem obchodních informací nebo zpráv z newsletteru.

 

11. Změny zásad ochrany osobních údajů

11.1. Společnost se zavazuje pravidelně provádět přezkum této politiky ochrany osobních údajů a měnit ji v případě, že to bude nezbytné vzhledem k novým právním předpisům, novým směrnicím orgánů odpovědných za dohled nad procesy ochrany osobních údajů, praktikám používaným v oblasti ochrany osobních údajů. Společnost si také vyhrazuje právo změnit tuto politiku ochrany osobních údajů v případě změn technologií používaných k zpracování osobních údajů (pokud změna ovlivní znění tohoto dokumentu), stejně jako v případě změny způsobu, účelu nebo právního základu zpracování osobních údajů společností.